ken46@30代社畜の億り人計画(ライフ・仮想通貨・マネー)

社畜のために社畜が学ぶ生活力向上塾

仕事ができる人は返信が早い ~メールの鉄則6カ条

仕事のできる人は、メールの使い方が上手

 

メールのやりとりひとつだけでも、

仕事のできる人 or できない人の判断がついてしまいます。

 

負の烙印(こんな人は仕事ができない奴)

◆返事がいつも遅い、締め切りに間に合わない
◆反応が全くないため、読んでいるのかさえ分からない
◆メールが長文過ぎて、要点がつかめない

 

取引先など外部とのやり取りは、ビジネスの関係が切れてしまえば、

そこで終了です。

・・・メール対応の不手際から、取引打ち切りなんて最悪パターン。

 

同じ会社あるいは同じ職場内でのやりとりとなれば、信頼や評価にも直結していきます。

 

職場の上司・同僚・部下に対して、

メールで報告したり、業務指示を出したりすることは、

現代ビジネスにおいて必須の日常業務です。

 

メール作成で意識するポイント

◆相手を気遣う視覚的に読みやすいメールを書く

◆自分の意図をはっきり理解させるメールを送る

ビジネスメールの鉄則6カ条 ~シンプルな工夫と意識

仕事ができる人ほど、どんなに忙しくてもメールの返事が早いもの。

 

『いつかやることなら、今すぐやった方がいい!』

このように合理的な意思決定が自然とできるからです。

 

一方で、メールの返信を後回しにする人は、

メールを出した相手の苦労や迷惑も考えず、自分主体な傾向にあります。

(※メールだけで、仕事ができないと言い切るわけではありません。)

 

メールは、便利なビジネスツールです。

しかし、メールの使い方をわざわざ教えてくれる会社はほとんどありません。

 

そのため、人によって使い方・優先順位は異なるのです。

・・・ほぼ我流で、みな戦っています。

 

メールは使い方次第で、自分の仕事を効率化できますし、評価も変わってきます。

ここで、仕事に役立つメール活用の鉄則を紹介します。

 

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1.メールは1通で1用件

一度に複数の要件を伝えようとしない。

相手がメールを読むときに、上下のスクロールが少なく済むよう簡潔に!

➡内容をすぐに理解できて反応しやすいように、1メール1用件に絞ること。

 

◆本文冒頭に要旨を書く

要件から切り出すことで、分かりやすいメールになります。

本文の最初で、そのメールで相手に一番伝えておきたいことを書きましょう。

 

2.署名を必ずつける

受け取る側にとって、重要な情報源である【署名】は、

メール上であなたの名刺の役割を果たします。

 

メールにあなたの基本情報を加えておくだけで、

相手がその都度調べる手間を省く効果が自然と生まれています。

 

【メールの機能】

・メールで定型署名を編集

・メール文の最後に署名が自動的に付くよう予め選択

 

必ず署名は【有】に設定し、以下の内容を登録しておきましょう!

①会社名・部署名
②自分のフルネーム
③郵便番号
④住所
⑤電話番号
⑥メールアドレス
⑦ウェブサイトのURL

 

(参考)
<メール署名テンプレート>

――――――――――――――――――――
〇〇〇〇株式会社  ◇◇◇部 △△課
山田 太郎 主任
〒000-0000
 東京都板橋区〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
――――――――――――――――――――

3.返信は、その日のうちに

その日のメールは、その日のうちに処理しましょう。

メールの返信に2日も3日もかかっていては、もう遅すぎます。

 

もしも、回答に時間がかかる内容の場合には、

相手がひとまず安心できるように、『メールを受け取ったこと』を返信し、

回答できる期日も同時に伝えておく。

 

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4.本文がピンとくる件名を

〇良い件名(例)

・夏季休業のお知らせ(△△印刷株式会社)
・12/1(水)発売商品パンフレット修正のお願い

 

✖悪い件名(例)

・お世話になります、鈴木です。
・その後いかがでしょうか。
・事務連絡/ご報告

 

◆帯に、【〇〇】付きタイトルを追加

➡【至急】・【依頼:〇日まで回答希望】・【報告】・【会議招集】

※タイトルに少しの違いを付けるだけで、後から検索しやすくなります。

 

 

5.『1回しか』読まない

一度読んだはずのメールをまた開いて、2度読み、3度読みした経験は誰しもあるかと思います。

メールは2度読みしない!1回で理解する!を心がけましょう。

 

メールチェックの基本は、1回目にきちんと内容を理解し、すぐに処理してしまうことに尽きます。

 

現代のビジネスマンは、【1日に2時間以上もメール処理に時間をかけている】との調査報告があります。

何度も繰り返し、同じメールを見直すことは本当に時間のムダ。

 

◆受信ボックスにメールをためこまない 

読んだメール、対応が完了したメールはフォルダ毎に分類して管理する。

 

受信したメールを全部そのまま受信ボックスに置いたままにしていると、何度も意味もなくメールを読み直す作業を生んでしまいます。

 

メールをフォルダに移して、受信ボックスから物理的になくすべし!

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【仕事の進捗状況に応じたフォルダ分け】

①未着手  (フォルダ)
②現在進行中(フォルダ)
③処理済  (フォルダ)

 

また、処理が完全に終わった不要メールは、じゃんじゃん削除しましょう。

 

➡メール処理を効率化することは、時間の節約に繋がる。
➡️密度の濃い稼働時間を確保できる分、仕事の生産性が一気に上がる。

 

6.並列情報は【箇条書き】に

箇条書きを活用するだけで、視覚に訴える文章になります。

また、文章がスッキリして、読み手が理解しやすくなります。

 

✖悪い例

弊社へのアクセスは、JRの場合、上野駅より徒歩5分、自動車の場合は首都高1号線上野出口より4分です。

 

〇良い例

弊社へのアクセルは以下の通りです。

・電 車:JR上野駅から徒歩5分
・自動車:首都高1号線上野出口より4分

 

➡箇条書きを使うと、必要な情報がスッと頭に入ってきます。
➡少しの工夫で、読み手にやさしいメール文が作成できます。

 

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